Lieferantenerklärungen einholen, ohne nachzufassen.
Ein Klick verschickt alle Anfragen. Danach erinnert OriginTrack Ihre Lieferanten von selbst, bis jede Erklärung da ist. Sie sehen jederzeit, wer noch fehlt.
In Entwicklung, Frühzugang über die Warteliste- Lieferanten und Artikel kommen aus Ihrem ERP oder aus einer Excel-Liste.
- OriginTrack fragt nur an, was fehlt oder bald abläuft.
- Jeder Lieferant bekommt eine Mail in seiner Sprache mit einem persönlichen Link.
- Erinnerungen laufen automatisch, bis die Erklärung da ist.
Das Problem: Anschreiben ist schnell erledigt, Nachfassen nicht
Die meisten Firmen fragen ihre Lieferanten einmal im Jahr nach einer Langzeit-Lieferantenerklärung. Das erste Anschreiben ist in einer Stunde verschickt. Danach beginnt die eigentliche Arbeit: Ein Teil der Lieferanten antwortet sofort, ein Teil nach der zweiten Erinnerung, und ein Rest antwortet erst nach einem Anruf.
Wer fehlt, steht meist in einer Excel-Liste, die von Hand nachgeführt wird. Antworten kommen per Mail, als PDF, als Scan oder per Post. Ab einigen Dutzend Lieferanten wird es schwierig, den Überblick zu behalten. Mehr dazu, wie Sie es auch ohne Software gut organisieren, lesen Sie im Ratgeber Lieferantenerklärung anfordern.
Anfragen mit einem Klick
Jede Anfrage enthält einen persönlichen Link. Dahinter sind die betroffenen Artikel bereits eingetragen. Der Lieferant bestätigt je Artikel den Ursprung und ist in wenigen Minuten fertig, ohne Konto und ohne Programm. Wie das für Ihre Lieferanten aussieht, zeigt die Seite Lieferantenportal.
Erinnerungen laufen von selbst
Sie legen keine Wiedervorlagen mehr an. Geplant ist folgender Ablauf, den Sie anpassen können, aber nicht müssen:
| Zeitpunkt | Was passiert |
|---|---|
| Tag 0 | Anfrage mit persönlichem Link und Frist |
| Nach 7 Tagen | Freundliche Erinnerung an die gleiche Person |
| Nach 14 Tagen | Zweite Erinnerung mit Hinweis auf die Frist |
| Nach 21 Tagen | Erinnerung an eine zweite Kontaktperson, falls bekannt |
| Danach | Meldung an Sie: Dieser Lieferant braucht einen Anruf |
Sobald eine Erklärung eintrifft, stoppen die Erinnerungen für diesen Lieferanten automatisch.
Antworten in jeder Form
Nicht jeder Lieferant nutzt den Link. Manche schicken lieber ihr eigenes PDF. Auch das ist geplant: Der Lieferant antwortet einfach auf die Mail oder lädt sein Dokument hoch. OriginTrack liest Lieferant, Artikel, Ursprung und Zeitraum aus und legt Ihnen das Ergebnis zur Bestätigung vor. Abtippen entfällt.
Jede Antwort, egal in welcher Form, durchläuft danach die automatische Prüfung in 12 Punkten.
Sie sehen live, wer fehlt
Die Übersicht zeigt auf einen Blick, wie viele Erklärungen gültig sind, welche bald ablaufen und welche fehlen oder fehlerhaft sind. Ein Klick auf einen Lieferanten zeigt den ganzen Verlauf: wann angefragt, wann erinnert, was zurückkam.
Sechzig Tage vor dem Ablauf einer Erklärung geht die Folgeanfrage automatisch hinaus. So beginnt der nächste Jahreswechsel nicht wieder bei null.
Für wen das gedacht ist
Für Firmen in der Schweiz, Deutschland und der übrigen EU, die jedes Jahr Lieferantenerklärungen von Dutzenden oder Hunderten Lieferanten brauchen, um selbst Ursprungsnachweise auszustellen. Typisch sind Hersteller und Händler, die in Länder mit Freihandelsabkommen exportieren. Grundlagen dazu finden Sie im Ratgeber Was ist eine Lieferantenerklärung?
OriginTrack ist in Entwicklung. Beschrieben ist der geplante Funktionsumfang. Hinweise auf Fehler nehme ich gerne entgegen.