Lieferanten­erklärung anfordern: Ablauf, Muster-Anschreiben und Erinnerungen

Jedes Jahr dasselbe Bild: Im Herbst gehen Dutzende Anfragen hinaus, im Januar fehlt noch ein Drittel der Antworten, und im Februar sucht jemand im Postfach nach dem PDF eines Lieferanten, der längst geantwortet hat. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie Lieferantenerklärungen so anfordern, dass möglichst viele beim ersten Mal vollständig zurückkommen. Mit Muster-Anschreiben und Erinnerungstexten zum Kopieren.

Warum Sie Lieferantenerklärungen einholen müssen

Wenn Sie Waren mit Präferenzursprung exportieren, stellen Sie einen Ursprungsnachweis aus, zum Beispiel eine Ursprungserklärung auf der Rechnung oder eine Warenverkehrsbescheinigung EUR.1. Dafür müssen Sie belegen können, woher Ihre Vormaterialien und Handelswaren stammen. Diesen Beleg liefert die Lieferantenerklärung. In der EU regeln das Art. 61 bis 63 der Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447. In der Schweiz gelten die Verordnung über das Ausstellen von Ursprungsnachweisen (VAU) und das Merkblatt 2/26 des BAZG.

Die Verantwortung für Ihren eigenen Ursprungsnachweis tragen Sie. Fehlt die Erklärung eines Lieferanten, fehlt Ihnen der Beleg. Die Grundlagen erklärt unser Ratgeber Lieferantenerklärung: Grundlagen und Arten.

Welche Lieferanten und Artikel Sie anfragen sollten

Der häufigste Fehler beim Anfordern ist zu viel. Wer jedem Lieferanten die komplette Artikelliste schickt, erzeugt Arbeit auf beiden Seiten und bekommt schlechtere Antworten. Fragen Sie gezielt:

• Handelswaren, die Sie unverändert mit Präferenz weiterverkaufen.
• Vormaterialien, deren Ursprung in Ihrer Kalkulation zählt. Ob ein Material zählt, hängt von der Listenregel Ihres Endprodukts ab. Klären Sie das mit Ihrer Kalkulation oder Ihrem Zollberater, bevor Sie anfragen.
• Nur die Lücken. Prüfen Sie vor jeder Runde, für welche Artikel bereits eine gültige Erklärung für den neuen Zeitraum vorliegt. Angefragt wird nur, was fehlt oder ausläuft. In der Praxis heisst das Differenzanforderung.

Achten Sie auch auf das Land des Lieferanten. Eine Lieferantenerklärung nach EU-Recht darf nur ein Lieferant mit Sitz in der EU an einen Empfänger in der EU ausstellen. Eine Schweizer Lieferantenerklärung gilt nur für Lieferungen innerhalb der Schweiz. Liefert ein Schweizer Lieferant an eine Firma in der EU, ist keine Lieferantenerklärung vorgesehen. Dort braucht es einen Ursprungsnachweis pro Sendung, also eine EUR.1 oder eine Ursprungserklärung auf der Rechnung (BAZG-Merkblatt 2/26, Ziffer 12; die EUR-MED ist seit dem 1. Januar 2026 weggefallen). Das BAZG weist ausdrücklich darauf hin, dass EU-Firmen solche Erklärungen irrtümlich bei Schweizer Lieferanten anfordern. Details dazu finden Sie im Ratgeber Lieferantenerklärung in der Schweiz.

Für Waren, die ein Lieferant regelmässig liefert, ist die Langzeit-Lieferantenerklärung der richtige Typ. Sie deckt alle Sendungen eines Zeitraums ab. Einzelerklärungen bleiben für einmalige Lieferungen.

Der beste Zeitpunkt: ein Zeitraum für alle, Anfrage im Herbst

Eine Langzeit-Lieferantenerklärung in der EU enthält drei Daten: das Ausfertigungsdatum, den Beginn und das Ende des Zeitraums. Der Beginn darf höchstens 12 Monate vor und höchstens 6 Monate nach der Ausfertigung liegen. Das Ende darf höchstens 24 Monate nach dem Beginn liegen (Art. 62 Abs. 2 DVO 2015/2447). In der Schweiz darf eine generelle Lieferantenerklärung höchstens 2 Jahre gelten (BAZG-Merkblatt 2/26).

Daraus ergibt sich ein einfacher Plan:

• Ein Zeitraum für alle Lieferanten. Meist ist das das Kalenderjahr. Sie sehen dann auf einen Blick, was fehlt, und alle Erinnerungen laufen gleichzeitig.
• Anfrage im Herbst. Eine Erklärung, die im Oktober ausgefertigt wird, darf am 1. Januar beginnen, weil der Beginn bis zu 6 Monate nach der Ausfertigung liegen darf. Wer im Oktober anfragt, hat bis Jahresende Zeit zum Nachfassen.
• Nicht auf die Rückwirkung verlassen. Eine Erklärung darf zwar bis zu 12 Monate zurückwirken, und Lieferanten dürfen sie auch nach der Lieferung abgeben (Art. 61 Abs. 3). Solange sie fehlt, haben Sie für Ihre eigenen Ursprungsnachweise aber keinen Beleg.

Zwei Jahre Laufzeit sparen eine Anfragerunde. Sie passen aber nur, wenn der Lieferant sicher ist, dass sich der Ursprung nicht ändert. Ändert er sich doch, muss der Lieferant Sie umgehend informieren (Art. 62 Abs. 3).

Was in eine vollständige Anfrage gehört

Je weniger der Lieferant nachfragen muss, desto schneller antwortet er. Eine vollständige Anfrage enthält:

• Artikelliste mit Ihrer Artikelnummer, der Artikelnummer des Lieferanten und der Bezeichnung, wie sie auf seinen Rechnungen steht. So kann jeder Artikel eindeutig zugeordnet werden.
• Warencode (Zolltarifnummer) je Artikel, soweit Sie ihn kennen. Er hilft dem Lieferanten, die richtige Ursprungsregel zu finden.
• Benötigte Länder, am besten als ISO-Code (zum Beispiel CH, NO, GB, JP). Fragen Sie nur die Länder an, in die Sie tatsächlich liefern. Jedes zusätzliche Land muss der Lieferant einzeln prüfen. Sammelbegriffe wie «EFTA» oder «EUR-MED» sind in der Erklärung nicht zulässig, für den Mercosur gilt die Angabe «MERCOSUR» (zoll.de).
• Zeitraum und Art der Erklärung, zum Beispiel Langzeit-Lieferantenerklärung für das Kalenderjahr 2027.
• Hinweis auf den Wortlaut: In der EU ist er in Anhang 22-15 bis 22-18 der DVO 2015/2447 festgelegt, in der Schweiz im Anhang des BAZG-Merkblatts.
• Frist, realistisch drei bis vier Wochen.
• Ansprechperson mit Telefon und E-Mail, für Rückfragen.

Für Zeiträume ab 2026 müssen Lieferanten in der EU bei Pan-Euro-Med-Ländern keinen Rechtsrahmen (alte oder revidierte Regeln) mehr angeben (zoll.de). Diesen Punkt können Sie in neuen Anfragen weglassen.

Muster-Anschreiben für die Lieferantenerklärung

Das folgende Anschreiben können Sie kopieren und anpassen. Eckige Klammern markieren Stellen, die Sie ersetzen. Hängen Sie die Artikelliste als Excel-Datei oder PDF an.

Betreff: Bitte um Langzeit-Lieferantenerklärung für 2027, Antwort bis [30. November 2026]

Guten Tag [Frau/Herr Name]

Wir liefern einen Teil unserer Produkte in Länder, mit denen [die EU / die Schweiz] Freihandelsabkommen hat. Damit unsere Kunden dort Zollvorteile erhalten, müssen wir den Ursprung der Waren belegen, die wir von Ihnen beziehen. Dafür bitten wir Sie um eine Langzeit-Lieferantenerklärung.

Bitte stellen Sie die Erklärung für die Artikel in der beigefügten Liste aus:

Zeitraum: 1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027
Präferenzländer: [CH, NO, GB, JP, MERCOSUR]
Wortlaut: [Anhang 22-16 der Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 / generelle Lieferantenerklärung gemäss Merkblatt des BAZG]
Antwort bitte bis: [30. November 2026]

Die Liste enthält unsere Artikelnummer, Ihre Artikelnummer, die Bezeichnung und den Warencode. Bitte verwenden Sie Ihre Artikelnummern auch in der Erklärung, damit wir jeden Artikel eindeutig zuordnen können. Hat ein Artikel keinen Präferenzursprung, vermerken Sie das bitte in der Liste. Auch diese Antwort hilft uns.

Haben Sie für 2027 bereits eine gültige Erklärung an uns ausgestellt, genügt eine kurze Nachricht mit einer Kopie.

Bei Fragen erreichen Sie mich unter [Telefon] oder [E-Mail].

Vielen Dank für Ihre Unterstützung.

Freundliche Grüsse
[Name, Funktion, Firma]

Nachfassen mit System: Erinnerung, Eskalation, Telefon

Ohne Nachfassen bleibt ein Teil der Antworten aus. Das liegt selten an bösem Willen. Die Anfrage ist im Postfach untergegangen, die zuständige Person ist in den Ferien, oder niemand fühlt sich verantwortlich. Bewährt hat sich ein fester Ablauf:

1. Erste Erinnerung wenige Tage nach Ablauf der Frist, an dieselbe Person, mit der Artikelliste erneut im Anhang.
2. Zweite Erinnerung etwa ein bis zwei Wochen später, zusätzlich an eine zweite Kontaktperson, zum Beispiel Ihren Ansprechpartner im Verkauf. Er hat ein Interesse daran, Sie als Kunden zu behalten.
3. Anruf, wenn auch danach nichts kommt. Fünf Minuten am Telefon klären oft, was zehn E-Mails nicht geschafft haben.

Beginnen Sie mit den Lieferanten, deren Artikel für Ihre Exporte am wichtigsten sind. Ein Lieferant mit einem einzigen Kleinteil darf warten.

Erste Erinnerung:

Betreff: Erinnerung: Lieferantenerklärung 2027

Guten Tag [Frau/Herr Name]

Am [Datum] haben wir Sie um eine Langzeit-Lieferantenerklärung für das Jahr 2027 gebeten. Bisher haben wir noch keine Antwort erhalten. Vielleicht ist unsere Nachricht untergegangen. Die Artikelliste finden Sie nochmals im Anhang.

Wir wären froh, wenn Sie uns die Erklärung bis [Datum] senden. Ist bei Ihnen eine andere Person zuständig, leiten Sie diese Nachricht bitte weiter oder nennen Sie uns den Namen.

Freundliche Grüsse
[Name]

Zweite Erinnerung, mit Kopie an eine weitere Kontaktperson:

Betreff: Zweite Erinnerung: fehlende Lieferantenerklärung 2027

Guten Tag [Frau/Herr Name]

Wir haben [Firma des Lieferanten] am [Datum] und am [Datum] um eine Lieferantenerklärung für [Anzahl] Artikel gebeten und bisher keine Antwort erhalten.

Ohne diese Erklärung müssen wir die betroffenen Waren in unserer Ursprungskalkulation als Waren ohne Präferenzursprung behandeln. Das kann bedeuten, dass wir für unsere eigenen Produkte keinen Ursprungsnachweis mehr ausstellen können.

Bitte senden Sie uns die Erklärung bis [Datum] oder nennen Sie uns die zuständige Person. Gerne klären wir offene Fragen auch telefonisch unter [Telefon].

Freundliche Grüsse
[Name, Funktion]

Status verfolgen: wann Excel und Outlook an Grenzen stossen

Für jede Anfrage brauchen Sie einen Status: angefragt, erinnert, eingegangen, geprüft, fehlerhaft, abgelehnt. Dazu das Datum jeder Erinnerung, die Gültigkeit jeder eingegangenen Erklärung und die Zuordnung zu Ihren Artikeln. Bei zehn Lieferanten reicht dafür eine Tabelle.

Mit wachsender Zahl wird es schwierig. Die Erfahrung aus der Praxis zeigt, dass der Aufwand ab etwa 50 Lieferanten spürbar kippt. Antworten landen in persönlichen Postfächern. Die Tabelle wird von zwei Personen in zwei Versionen gepflegt. Erinnerungen werden von Hand geschrieben und vergessen, sobald das Tagesgeschäft drückt. Und im Sommer läuft unbemerkt eine Erklärung ab, weil niemand das Ablaufdatum im Blick hatte.

Genau hier setzt OriginTrack an. Das Werkzeug ist in Entwicklung. Geplant ist, dass es Anfragen nur für fehlende oder auslaufende Artikel erzeugt, Erinnerungen automatisch verschickt und bei Bedarf an eine zweite Kontaktperson eskaliert. Lieferanten sollen über einen Link ohne eigenes Konto antworten können, und Sie sehen den Status jedes Lieferanten auf einen Blick. Mehr dazu auf der Seite Lieferantenerklärungen automatisch einholen.

Wenn der Lieferant ablehnt oder «keine Präferenz» meldet

Eine gesetzliche Pflicht, eine Lieferantenerklärung auszustellen, gibt es nicht. Sie kann aber vertraglich vereinbart werden (zoll.de). Nehmen Sie deshalb eine Klausel in Ihre Einkaufsbedingungen auf, die Lieferanten verpflichtet, auf Anfrage Lieferantenerklärungen abzugeben und Sie über Änderungen zu informieren.

Lehnt ein Lieferant ab, fragen Sie nach dem Grund. Oft steckt Unsicherheit dahinter, nicht Unwillen. Ein Hinweis auf unseren Ratgeber Lieferantenerklärung erstellen kann helfen.

Die Antwort «keine Präferenz» ist dagegen eine gültige und nützliche Information. Behandeln Sie die betroffenen Waren in Ihrer Kalkulation dann als Vormaterial ohne Ursprung. Ob Ihr Endprodukt trotzdem Ursprung hat, hängt von der Listenregel ab. Prüfen Sie ausserdem:

• ob ein anderer Lieferant die gleiche Ware mit Präferenzursprung liefern kann,
• ob der Lieferant eine Erklärung für Waren ohne Präferenzursprung abgeben kann, wenn die Ware in der EU be- oder verarbeitet wurde (Anhang 22-17 und 22-18 DVO 2015/2447),
• ob bei einem Lieferanten aus der Schweiz ein Ursprungsnachweis pro Sendung möglich ist, statt einer Langzeit-Lieferantenerklärung.

Halten Sie jede Ablehnung mit Datum und Namen fest. Bei einer Prüfung zeigt das, dass Sie sich um den Nachweis bemüht haben.

Eingang prüfen, ablegen und aufbewahren

Jede eingehende Erklärung sollten Sie vor der Ablage prüfen: Wortlaut, Zeitraum, Länder, Zuordnung zu Ihren Artikeln. Eine Checkliste mit allen Punkten finden Sie im Ratgeber Lieferantenerklärung prüfen. Ist etwas falsch, senden Sie die Erklärung mit einer konkreten Korrekturbitte zurück.

Danach gilt:

• Ablaufdatum notieren und rund zwei Monate vorher die Folgeanfrage einplanen.
• Widerrufe sofort umsetzen. Verliert eine Erklärung ihre Gültigkeit, muss der Lieferant Sie umgehend informieren. Prüfen Sie dann, welche eigenen Ursprungsnachweise betroffen sind.
• Aufbewahrungsfristen einhalten. In Deutschland bewahren Lieferanten und Ausführer Präferenzunterlagen nach Auffassung der Zollverwaltung 10 Jahre auf (§ 147 AO, zoll.de). In der Schweiz verlangt das BAZG vom Exporteur, die Lieferantenerklärungen 3 Jahre ab Ausstellung des Ursprungsnachweises aufzubewahren, für Korea und Indien 5 Jahre (Merkblatt 2/26, Ziffer 7).

Ordnen Sie die Ablage nach Lieferant, Artikel und Zeitraum. Dann finden Sie bei einer Zollprüfung jede Erklärung in Minuten statt in Stunden.

Ausblick: festes Datenmodell ab Juni 2028

Mit der Durchführungsverordnung (EU) 2026/1183 werden die Vorgaben für Lieferantenerklärungen in der EU neu gefasst. Die neuen Regeln gelten ab dem 23. Juni 2028 und legen feste Datenelemente fest (IHK Ulm). Wer seine Anfragen schon heute strukturiert führt, mit Artikelnummern, Warencodes und Ländercodes, hat dann weniger umzustellen. Auch OriginTrack soll intern von Anfang an mit diesen Datenelementen arbeiten.

Quellen

1. Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447, Art. 61 bis 64 (EUR-Lex) (Stand Oktober 2026)
2. Durchführungsverordnung (EU) 2025/1728 zur Änderung der Art. 61 und 62 (EUR-Lex) (Stand Oktober 2026)
3. Generalzolldirektion: Basisinformation Lieferantenerklärungen (zoll.de) (Stand Oktober 2026)
4. Generalzolldirektion: Langzeit-Lieferantenerklärung (zoll.de) (Stand Oktober 2026)
5. Generalzolldirektion: Lieferantenerklärungen mit Präferenzursprung (zoll.de) (Stand Oktober 2026)
6. Generalzolldirektion: Aufbewahrungsfristen für Präferenzdokumente (zoll.de) (Stand Oktober 2026)
7. BAZG: Merkblatt Lieferantenerklärungen im Inland im Rahmen der Freihandelsabkommen, Fassung 2/26 (Stand Oktober 2026)
8. IHK Ulm: Änderungen bei Lieferantenerklärungen (Stand Oktober 2026)

Dieser Ratgeber erklärt die Grundlagen verständlich und ersetzt keine Rechts- oder Zollberatung. Massgebend sind die amtlichen Texte in der jeweils gültigen Fassung. Hinweise auf Fehler nehme ich gerne entgegen.