Lieferanten­erklärung: Was sie ist, wer sie braucht und was gilt

Was ist eine Lieferantenerklärung?

Mit einer Lieferantenerklärung teilt ein Lieferant seinem Kunden mit, ob die gelieferten Waren die Ursprungsregeln eines Freihandelsabkommens erfüllen. Fachleute sprechen von der Präferenzursprungseigenschaft. In der EU regelt das Art. 61 Abs. 1 der Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447, im Folgenden kurz DVO. Wer dem Ausführer Angaben zur Präferenzursprungseigenschaft liefert, tut dies danach in Form einer Lieferantenerklärung.

Die Lieferantenerklärung ist kein amtliches Dokument. Der Lieferant stellt sie selbst aus. Das geschieht auf der Rechnung, auf dem Lieferschein, auf einem anderen Handelspapier oder in einem eigenen Schreiben. Für die Richtigkeit haftet der Lieferant.

Präferenzursprung ist nicht dasselbe wie "Made in Germany" oder "Swiss made". Eine Ware kann in Deutschland hergestellt sein und trotzdem keinen Präferenzursprung haben, etwa weil zu viele Vormaterialien aus Drittländern stammen. Wie Ursprungsregeln funktionieren, erklärt der Ratgeber Präferenzursprung, Pan-Euro-Med und Kumulierung. Fachbegriffe wie Ausführer, Kumulierung oder Nämlichkeit finden Sie im Glossar zur Lieferantenerklärung.

Wozu dient die Lieferantenerklärung? Ein Beispiel aus der Lieferkette

Freihandelsabkommen senken Zölle nur für Ursprungswaren. Nehmen wir einen Maschinenbauer in Bayern, der eine Maschine an einen Kunden in der Schweiz verkauft. Damit der Kunde beim Import den Präferenzzollsatz erhält, braucht er einen Präferenznachweis. Diesen stellt der Maschinenbauer aus, zum Beispiel als Ursprungserklärung auf der Rechnung oder als Warenverkehrsbescheinigung EUR.1.

Das darf er nur, wenn er den Ursprung belegen kann. Die Maschine besteht aber aus vielen Teilen von Zulieferern. Woher weiss er, ob das Getriebe aus Italien oder die Steuerung aus Österreich selbst Ursprungswaren sind? Genau dafür gibt es die Lieferantenerklärung. Jeder Zulieferer bestätigt den Status seiner Teile. Der Maschinenbauer prüft damit, ob seine Maschine die Ursprungsregel erfüllt, und belegt das bei einer Zollprüfung.

Die Lieferantenerklärung ist also ein interner Baustein der Lieferkette. Der Zoll im Bestimmungsland bekommt sie nie zu sehen. Fehlt sie oder ist sie falsch, fällt aber der ganze Präferenznachweis in sich zusammen.

Wer braucht eine Lieferantenerklärung und wer stellt sie aus?

• Exporteure brauchen Lieferantenerklärungen für Vormaterialien und Handelswaren, deren Ursprung sie nicht selbst nachweisen können.
• Hersteller sind oft beides. Sie holen Erklärungen bei ihren Lieferanten ein und stellen selbst Erklärungen für ihre Kunden aus.
• Händler stellen Erklärungen für Waren aus, die sie unverändert weiterverkaufen. Das geht nur, wenn sie selbst gültige Erklärungen ihrer Vorlieferanten haben.
• Lieferanten ohne eigenes Exportgeschäft werden von ihren Kunden um Erklärungen gebeten. Gesetzlich verpflichtet sind sie dazu nicht. Häufig ist die Pflicht aber im Liefervertrag oder in den Einkaufsbedingungen vereinbart.

Eine Lieferantenerklärung nach EU-Recht kann nur ein Lieferant mit Sitz in der EU ausstellen. Erklärungen von Lieferanten ausserhalb der EU erkennt der deutsche Zoll grundsätzlich nicht an. Ausnahmen gibt es nur in eng begrenzten Fällen, etwa bei der Kumulierung nach dem Pan-Euro-Med-Übereinkommen. Von einem Schweizer Lieferanten braucht ein EU-Kunde deshalb in der Regel einen Präferenznachweis wie die EUR.1 oder die Ursprungserklärung auf der Rechnung. Für Lieferungen innerhalb der Schweiz gilt eine eigene Schweizer Regelung. Mehr dazu im Ratgeber Lieferantenerklärung in der Schweiz.

Präferenzielle und nichtpräferenzielle Lieferantenerklärung: der Unterschied

Im Alltag tauchen zwei Begriffe auf, die leicht verwechselt werden. Sie beruhen auf zwei verschiedenen Ursprungsbegriffen.

Vorsicht bei einem dritten Begriff: Die DVO kennt auch eine Lieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft (Art. 63 Abs. 2, Anhänge 22-17 und 22-18). Sie gehört trotzdem zum Präferenzrecht. Damit gibt ein Lieferant Be- oder Verarbeitungen in der EU weiter, die allein noch keinen Ursprung begründen. Beim Kunden können sie zusammen mit dessen eigener Bearbeitung zum Ursprung führen. Mit der nichtpräferenziellen IHK-Erklärung hat sie nichts zu tun.

Einzel-Lieferantenerklärung oder Langzeit-Lieferantenerklärung?

Nach Art. 61 Abs. 1 DVO wird grundsätzlich für jede Sendung eine eigene Lieferantenerklärung ausgefertigt. Liefert ein Lieferant regelmässig Waren, deren Ursprungsstatus voraussichtlich gleich bleibt, darf er stattdessen eine einzige Erklärung für mehrere Sendungen abgeben (Art. 62 Abs. 1 DVO). Das ist die Langzeit-Lieferantenerklärung.

Wird eine Langzeit-Lieferantenerklärung für einige oder alle Sendungen ungültig, muss der Lieferant seinen Kunden unverzüglich informieren (Art. 62 Abs. 3 DVO). Viele Unternehmen wählen das Kalenderjahr als Zeitraum, weil sich die Anfragen dann in einer Runde bündeln lassen. Fristen, Inhalt und typische Stolpersteine erklärt der Ratgeber zur Langzeit-Lieferantenerklärung.

Rechtsgrundlagen der Lieferantenerklärung in der EU

Gesetzliche Grundlage ist Art. 64 Abs. 1 des Zollkodex der Union (Verordnung (EU) Nr. 952/2013). Die Einzelheiten stehen in der DVO (EU) 2015/2447:

• Art. 61: Lieferantenerklärung und ihre Verwendung, Abgabe auf Handelspapieren mit eindeutiger Warenbezeichnung, Abgabe auch nach der Lieferung.
• Art. 62: Langzeit-Lieferantenerklärung mit den drei Daten Ausfertigungsdatum, Anfangsdatum und Ablaufdatum.
• Art. 63: Ausfertigung nach den Anhängen 22-15 bis 22-18. Die Erklärung ist grundsätzlich handschriftlich zu unterzeichnen. Werden Erklärung und Rechnung elektronisch erstellt, genügt eine elektronische Authentisierung. Alternativ verpflichtet sich der Lieferant schriftlich, die volle Verantwortung für jede Erklärung zu übernehmen, die ihn als Aussteller ausweist.
• Art. 64: Auskunftsblatt INF 4, mit dem die Zollbehörde die Richtigkeit und Echtheit einer Erklärung bestätigt.
• Art. 65 und 66: Amtshilfe zwischen den Mitgliedstaaten und Prüfung von Lieferantenerklärungen.

Die Durchführungsverordnung (EU) 2025/1728 hat Art. 61 und 62 sowie die Anhänge an die revidierten Pan-Euro-Med-Regeln angepasst, rückwirkend ab dem 1. Januar 2025. Seither gibt der Lieferant an, nach welchem Rechtsrahmen er den Ursprung bestimmt hat. Fehlt diese Angabe in Erklärungen, die bis zum 31. Dezember 2025 ausgefertigt wurden, gilt grundsätzlich die Annahme, dass die ursprünglichen PEM-Regeln angewendet wurden.

Der Wortlaut der Erklärung ist verbindlich. Ein eigener Text oder Zusätze, mit denen der Lieferant seine Haftung ausschliesst, machen die Erklärung unbrauchbar. Ausschlussklauseln erkennt die Zollverwaltung laut IHK Düsseldorf seit Juli 2004 nicht mehr an.

Rechtsgrundlagen in der Schweiz: VAU und BAZG-Merkblatt

In der Schweiz zählt die Verordnung über das Ausstellen von Ursprungsnachweisen (VAU, SR 946.32) die Lieferantenerklärung ausdrücklich zu den Ursprungsnachweisen. Gemeint sind Erklärungen inländischer Lieferanten zuhanden ihrer inländischen Abnehmer (Art. 4 Bst. f VAU). Die Einzelheiten regelt das Merkblatt "Lieferantenerklärungen im Inland im Rahmen der Freihandelsabkommen" des Bundesamts für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG), aktuell in der Fassung 2/26.

• Als Lieferantenerklärung genügt ein Vermerk auf der Rechnung oder dem Lieferschein im Wortlaut des Merkblatts.
• Eine generelle Lieferantenerklärung, also die Langzeitform, wird in Briefform abgegeben und gilt höchstens zwei Jahre.
• Eine Unterschrift ist nicht nötig, die elektronische Übermittlung ist erlaubt. Das BAZG weist aber darauf hin, dass eine Unterschrift oder ein gleichwertiges elektronisches Verfahren bei Streit zwischen Lieferant und Empfänger wichtig sein kann.
• Im grenzüberschreitenden Verkehr Schweiz-EU sind Lieferantenerklärungen nicht vorgesehen. Dort gelten die EUR.1 oder die Ursprungserklärung auf der Rechnung, jeweils für eine konkrete Lieferung. Eine Ausnahme ist die Vollkumulierung nach den revidierten Pan-Euro-Med-Regeln. Dafür gibt es eine grenzüberschreitende Lieferantenerklärung, auch als Langzeitform bis zu zwei Jahren.

Welche Vermerke für China, Indien oder die Pan-Euro-Med-Kumulierung nötig sind, zeigt der Ratgeber Lieferantenerklärung in der Schweiz.

Was in eine Lieferantenerklärung gehört

Die Muster unterscheiden sich je nach Typ und Land. Diese Angaben finden sich in fast jeder Lieferantenerklärung:

• Name und Anschrift des Lieferanten, bei der Langzeit-Erklärung auch des Kunden
• eine Warenbezeichnung, die jede Ware eindeutig erkennbar macht, etwa mit Artikelnummer
• das Ursprungsland oder Ursprungsgebiet, zum Beispiel "Europäische Union" oder "EU"
• die Länder, für die der Präferenzursprung gilt
• bei der Pan-Euro-Med-Kumulierung Angaben zur Kumulierung und zum angewendeten Rechtsrahmen
• bei der Langzeit-Erklärung den Zeitraum mit Anfangs- und Ablaufdatum
• Ort, Datum und Unterschrift oder eine gleichwertige elektronische Bestätigung

Länder geben Sie mit ihrer offiziellen Bezeichnung oder dem ISO-Code an. In der EU-Erklärung sind Sammelbegriffe wie "EFTA" nicht zulässig. Statt "EG" schreiben Sie "EU", denn "EG" ist der ISO-Code für Ägypten. Den genauen Ablauf für Lieferanten beschreibt der Ratgeber Lieferantenerklärung erstellen. Die häufigsten Fehler und eine Checkliste finden Sie unter Lieferantenerklärung prüfen.

Gültigkeit und Aufbewahrungsfristen der Lieferantenerklärung

In der Schweiz bewahrt der Aussteller die Belege, auf die sich seine Lieferantenerklärung stützt, ab dem Ausstellungsdatum auf. Der Exporteur bewahrt die Lieferantenerklärungen, auf denen seine Ursprungsnachweise beruhen, ab dem Ausstellungsdatum dieser Ursprungsnachweise auf. In Deutschland läuft die Zehnjahresfrist nach Auskunft der IHK ab dem Ende des Kalenderjahres. Die elektronische Aufbewahrung ist zulässig.

Haftung und Risiken bei falschen Lieferantenerklärungen

Der Zoll kann Lieferantenerklärungen jederzeit prüfen. In der EU kann er den Exporteur auffordern, beim Lieferanten ein Auskunftsblatt INF 4 einzuholen (Art. 64 DVO). Der Lieferant beantragt es bei seiner Zollbehörde. Diese teilt innerhalb von 90 Tagen mit, ob die Erklärung richtig und echt ist. Legt der Exporteur innerhalb von 120 Tagen kein INF 4 vor, kann der Zoll die Behörden im Land des Lieferanten um eine Prüfung bitten. Kommt innerhalb von 150 Tagen keine ausreichende Antwort, erklärt der Zoll den Präferenznachweis für ungültig (Art. 66 DVO).

• Für den Kunden im Ausland: Fällt der Präferenznachweis weg, muss er den Zoll nachzahlen. Er wird sich beim Exporteur schadlos halten wollen.
• Für den Exporteur: Er trägt die Verantwortung für seine Präferenznachweise. Rückgriff beim Lieferanten hat er nur, wenn die Erklärung sauber vorliegt und dokumentiert ist. Einem ermächtigten Ausführer kann die Bewilligung entzogen werden.
• Für den Lieferanten: Er haftet zivilrechtlich gegenüber seinem Kunden. Je nach Fall kommen nach Angaben der IHK Düsseldorf auch steuerstrafrechtliche Folgen in Betracht, etwa die Mitwirkung an einer Steuerhinterziehung, leichtfertige Steuerverkürzung oder Steuergefährdung.
• In der Schweiz: Wer vorsätzlich unrichtige Ursprungsnachweise ausfertigt oder Aufbewahrungspflichten verletzt, riskiert eine Busse bis zu 40'000 Franken, bei Fahrlässigkeit bis zu 20'000 Franken (Art. 19 VAU).

Der typische Jahresablauf: Wo die Arbeit mit Lieferantenerklärungen anfällt

In den meisten Unternehmen läuft die Arbeit mit Lieferantenerklärungen in einem wiederkehrenden Kreislauf ab:

1. Bedarf ermitteln: Welche Produkte gehen in Länder mit Freihandelsabkommen? Für welche Vormaterialien fehlt eine gültige Erklärung?
2. Anfragen: Lieferanten anschreiben, Artikelliste und gewünschten Zeitraum mitschicken, eine Frist setzen.
3. Nachfassen: Nicht alle Lieferanten antworten auf die erste Anfrage. Erinnerungen und Rückfragen gehören dazu.
4. Prüfen: Wortlaut, Zeitraum, Länder, Zuordnung der Artikel und Unterschrift kontrollieren.
5. Auswerten: Die Ergebnisse in die eigene Ursprungskalkulation übernehmen.
6. Selbst ausstellen: Eigene Erklärungen für Kunden ausstellen, gestützt auf die Erklärungen der Vorlieferanten.
7. Überwachen und archivieren: Ablaufdaten und Widerrufe im Blick behalten, alles fristgerecht aufbewahren.

Die Ursprungsberechnung selbst ist Fachwissen. Viel Zeit kostet aber die Verwaltung drumherum: Kontakte pflegen, E-Mails verschicken, nachfassen, PDFs abtippen und Fristen überwachen. Bei vielen Lieferanten summiert sich das schnell. Tipps für Anschreiben und Erinnerungen finden Sie im Ratgeber Lieferantenerklärung anfordern.

OriginTrack ist für genau diesen Verwaltungsteil gedacht und befindet sich in Entwicklung. Geplant sind Anfragen per Link mit automatischem Nachfassen und eine automatische Prüfung jeder eingehenden Erklärung. Die Ursprungsberechnung bleibt bewusst bei Ihnen oder Ihrer Zollberatung.

Ausblick: Neues EU-Datenmodell für Lieferantenerklärungen ab 23. Juni 2028

Mit der Durchführungsverordnung (EU) 2026/1183 vom 2. Juni 2026 hat die EU die Vorschriften zum Präferenzursprung überarbeitet. Die Verordnung gilt grundsätzlich ab dem 23. Dezember 2027. Die Teile zur Lieferantenerklärung gelten ab dem 23. Juni 2028.

• Art. 61 DVO wird neu gefasst. Die Lieferantenerklärung muss dann die Datenelemente des neuen Anhangs 22-15 enthalten. Dieser unterscheidet sechs Typen: für eine oder mehrere Sendungen, jeweils für Waren mit, ohne oder teilweise mit Präferenzursprung.
• Die Fristen für Erklärungen über mehrere Sendungen bleiben: Beginn höchstens 12 Monate vor und 6 Monate nach der Ausfertigung, Ende höchstens 24 Monate nach Beginn.
• Lieferant und Kunde können die Erklärung in jeder Form austauschen, die sie für geeignet halten, auch elektronisch.
• Art. 62 bis 65 entfallen und damit auch das Auskunftsblatt INF 4. Geprüft wird künftig über die Zusammenarbeit der Zollbehörden, mit einer Antwortfrist von 120 Tagen (Art. 66 neu).

Was das für Ihre Vorlagen, Ihre Systeme und laufende Langzeit-Erklärungen bedeutet, lesen Sie im Ratgeber Lieferantenerklärung ab 2028: das neue EU-Datenmodell.

Quellen

1. Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447, Art. 61 bis 66 und Anhänge 22-15 bis 22-18 (EUR-Lex) (Stand Oktober 2026)
2. Durchführungsverordnung (EU) 2025/1728 zur Änderung der DVO 2015/2447, Angabe des PEM-Rechtsrahmens (EUR-Lex) (Stand Oktober 2026)
3. Durchführungsverordnung (EU) 2026/1183, neuer Art. 61 und Anhang 22-15 ab 23. Juni 2028 (EUR-Lex) (Stand Oktober 2026)
4. Zoll online: Basisinformation Lieferantenerklärungen (Stand Oktober 2026)
5. IHK Düsseldorf: Merkblatt Lieferantenerklärungen (Stand Oktober 2026)
6. IHK Region Stuttgart: Aufbewahrungsvorschriften für Zolldokumente (Stand Oktober 2026)
7. IHK Chemnitz: Nichtpräferenzieller Ursprung und IHK-Erklärung (Stand Oktober 2026)
8. Verordnung über das Ausstellen von Ursprungsnachweisen (VAU), SR 946.32, Art. 4, 5 und 19 (Fedlex) (Stand Oktober 2026)
9. BAZG: Merkblatt Lieferantenerklärungen im Inland im Rahmen der Freihandelsabkommen, Fassung 2/26 (Stand Oktober 2026)
10. BAZG: Lieferantenerklärung bei Vollkumulation (revidiertes PEM-Übereinkommen) (Stand Oktober 2026)

Dieser Ratgeber erklärt die Grundlagen verständlich und ersetzt keine Rechts- oder Zollberatung. Massgebend sind die amtlichen Texte in der jeweils gültigen Fassung. Hinweise auf Fehler nehme ich gerne entgegen.