Software für Lieferantenerklärungen: welcher Weg passt?
Für Lieferantenerklärungen gibt es grob vier Wege: Excel und Outlook, eine grosse Zoll-Suite, ein Zusatzmodul im ERP oder ein spezialisiertes Portal. Hier sehen Sie, wann welcher Weg passt.
In Entwicklung, Frühzugang über die Warteliste- Bis etwa 20 Lieferanten reichen Excel und Outlook meist aus.
- Grosse Zoll-Suiten lohnen sich, wenn Sie auch Zollanmeldung und Präferenzkalkulation abbilden wollen.
- ERP-Module passen, wenn Sie genau dieses ERP nutzen und es dort bleiben soll.
- Ein spezialisiertes Portal passt für Firmen mit Dutzenden bis Hunderten Lieferanten, die schnell starten wollen.
Woran Sie eine gute Lösung erkennen
Unabhängig vom Weg sollte eine Lösung für Lieferantenerklärungen fünf Dinge können:
- Nur anfragen, was fehlt. Wer jedes Jahr alle Lieferanten für alle Artikel anschreibt, verschwendet Zeit auf beiden Seiten.
- Automatisch nachfassen. Der grösste Aufwand liegt nicht im Anschreiben, sondern im Nachfassen.
- Eingänge prüfen. Formfehler müssen beim Eingang auffallen, nicht bei der Zollprüfung.
- Für Lieferanten einfach sein. Je weniger Aufwand für den Lieferanten, desto höher die Antwortquote.
- 2028 vorbereitet sein. Ab Juni 2028 gilt in der EU ein festes Datenmodell. Mehr dazu im Ratgeber Lieferantenerklärung 2028.
Die vier Wege im Vergleich
| Excel und Outlook | Zoll-Suite | ERP-Modul | Spezialisiertes Portal | |
|---|---|---|---|---|
| Einstieg | sofort | Projekt, oft Wochen | abhängig vom ERP-Partner | Minuten bis Stunden |
| Kosten | nur Arbeitszeit | meist mehrere hundert pro Monat plus Einführung | Lizenz plus Partner | nach Anzahl Lieferanten |
| Nachfassen | von Hand | meist automatisch | unterschiedlich | automatisch |
| Prüfung der Eingänge | von Hand | teilweise | unterschiedlich | automatisch |
| Für Lieferanten | Formular per Mail | oft eigenes Lieferantenportal | meist Formular per Mail | Link ohne Konto |
| Passt für | unter 20 Lieferanten | grosse Firmen mit Zollabteilung | Firmen fest auf einem ERP | KMU mit 20 bis 500 Lieferanten |
Die Angaben beschreiben typische Eigenschaften der Wege, nicht einzelne Produkte. Prüfen Sie im Einzelfall, was ein Anbieter tatsächlich leistet.
Wann Excel und Outlook reichen
Bei wenigen Lieferanten ist eine gut gepflegte Liste völlig in Ordnung. Wichtig sind ein einheitlicher Gültigkeitszeitraum, eine Spalte für den Status und feste Termine für Erinnerungen. Wie Sie das sauber organisieren, zeigt der Ratgeber Lieferantenerklärung anfordern. Mit wachsender Zahl der Lieferanten steigt der Aufwand für das Nachfassen aber schnell, und Fehler in den Eingängen fallen leichter durch.
Wann sich eine Suite lohnt
Grosse Zoll-Suiten bilden den ganzen Aussenhandel ab: Zollanmeldung, Präferenzkalkulation mit Stücklisten, Sanktionslistenprüfung, Exportkontrolle. Wenn Sie das alles brauchen und eine eigene Zollabteilung haben, ist das der richtige Weg. Für Firmen, die nur ihre Lieferantenerklärungen in den Griff bekommen wollen, ist der Aufwand für Einführung und Betrieb oft zu gross.
Wofür OriginTrack gebaut wird
OriginTrack ist ein spezialisiertes Portal und in Entwicklung. Es konzentriert sich bewusst auf eine Aufgabe: Lieferantenerklärungen einholen, prüfen, ausstellen und archivieren, für Firmen in der Schweiz, Deutschland und der EU.
Was OriginTrack bewusst nicht macht: Zollanmeldung und Präferenzkalkulation mit Stücklisten. Dafür gibt es die grossen Suiten und Ihre Zollberatung.
OriginTrack ist in Entwicklung. Beschrieben ist der geplante Funktionsumfang. Hinweise auf Fehler nehme ich gerne entgegen.