Lieferantenerklärung erstellen: Pflichtangaben, Vorlage und häufige Fehler
Ihr Kunde verlangt eine Lieferantenerklärung? Sie dürfen sie nur ausstellen, wenn Ihre Ware den Präferenzursprung nachweisbar hat. Dann übernehmen Sie den amtlichen Wortlaut exakt und füllen die Pflichtangaben vollständig aus.
- Sie dürfen eine Lieferantenerklärung nur ausstellen, wenn Ihre Ware den Präferenzursprung tatsächlich hat. Als Händler brauchen Sie dafür eine gültige Erklärung Ihres eigenen Lieferanten.
- Der Wortlaut ist amtlich vorgegeben: in der EU in den Anhängen 22-15 bis 22-18 der Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447. Er muss exakt übernommen werden.
- Pflicht sind Warenbezeichnung, Ursprung, Präferenzländer, Ort, Datum, Name und Stellung sowie die Unterschrift oder ein elektronischer Ersatz. Bei einer Langzeit-Erklärung kommen Kunde und Zeitraum dazu.
- Als Ursprung schreiben Sie "Europäische Union" oder "EU", nie "EG".
- Eine falsche Erklärung kann zu Zollnachforderungen beim Kunden, Schadenersatz und Bussgeldern führen.
Wann Sie eine Lieferantenerklärung ausstellen dürfen und wann nicht
Eine Lieferantenerklärung bestätigt Ihrem Kunden, dass Ihre Ware Ursprungsware im Sinne eines Präferenzabkommens ist. Ihr Kunde nutzt sie, um beim Export Zollvorteile zu erhalten. Die Ausstellung erfolgt ohne Mitwirkung des Zolls. Sie allein tragen die Verantwortung für die Richtigkeit (zoll.de). Was eine Lieferantenerklärung grundsätzlich ist, erklärt der Artikel Lieferantenerklärung: Grundlagen und Ablauf.
Als Hersteller: Ursprung zuerst prüfen
Bevor Sie etwas unterschreiben, prüfen Sie den Ursprung nach den Regeln des jeweiligen Abkommens. Dazu brauchen Sie die richtige Zolltarifnummer und die passende Listenregel. Die Regeln unterscheiden sich von Abkommen zu Abkommen. Prüfen Sie deshalb jedes Land einzeln, das Sie nennen möchten. Wie das funktioniert, zeigt der Ratgeber Präferenzursprung bestimmen.
Als Händler: nur mit Erklärung des Vorlieferanten
Die erste Lieferantenerklärung einer Kette stammt immer von einem Hersteller. Händler dürfen nur ausstellen, wenn ihnen selbst eine gültige Erklärung ihres Lieferanten vorliegt (IHK Darmstadt). Daraus folgt: Sie können nicht mehr bestätigen, als Ihr Vorlieferant bestätigt hat. Fehlt dort ein Land, fehlt es auch in Ihrer Erklärung.
Wer als Lieferant gilt
Lieferant ist, wer die tatsächliche Verfügungsgewalt über die Ware hat. Wer die Rechnung schreibt, spielt keine Rolle (zoll.de). Die Lieferantenerklärung nach EU-Recht gilt grundsätzlich nur für Lieferungen innerhalb der EU. Erklärungen von Lieferanten ausserhalb der EU erkennt der Zoll grundsätzlich nicht an. Ausnahmen gibt es etwa für bestimmte Kumulierungsfälle. Eine gesetzliche Pflicht zur Ausstellung gibt es nicht. Sie kann sich aber aus Ihrem Vertrag mit dem Kunden ergeben.
Stellen Sie keine Lieferantenerklärung "auf Vorrat" oder aus Gefälligkeit aus. Können Sie den Ursprung nicht belegen, schreiben Sie dem Kunden lieber, dass die Ware keinen Präferenzursprung hat. Für Waren, die in der EU bearbeitet wurden, gibt es dafür eigene Erklärungen ohne Präferenzursprung (Anhänge 22-17 und 22-18).
Pflichtangaben der Lieferantenerklärung: die Checkliste
Die Pflichtangaben ergeben sich aus Art. 61 und 63 sowie aus den Fussnoten der Anhänge 22-15 und 22-16. Die Tabelle fasst sie zusammen.
| Angabe | Was Sie eintragen | Einzel | Langzeit |
|---|---|---|---|
| Waren | Genaue Bezeichnung, so dass die Ware eindeutig zuzuordnen ist, etwa mit Artikel- oder Modellnummer | Ja | Ja |
| Ursprung | "Europäische Union" oder ein anderes Land, eine Ländergruppe oder ein Gebiet | Ja | Ja |
| Präferenzländer | Länder oder Ländergruppen, deren Ursprungsregeln die Ware erfüllt | Ja | Ja |
| Kumulierung | "Kumulierung angewendet mit ..." oder "Keine Kumulierung angewendet", soweit für die Pan-Euro-Med-Kumulierung nötig | Ja | Ja |
| Kunde | Name der Firma, an die regelmässig geliefert wird | Nein | Ja |
| Zeitraum | Anfangs- und Ablaufdatum, höchstens 24 Monate | Nein | Ja |
| Verpflichtungen | Belege für den Zoll bereitzuhalten; bei Langzeit zusätzlich, den Kunden umgehend zu unterrichten | Ja | Ja |
| Ort und Datum | Ort und Datum der Ausfertigung | Ja | Ja |
| Aussteller | Name und Stellung in der Firma; bei Langzeit auch Firmenname und Anschrift | Ja | Ja |
| Unterschrift | Handschriftlich oder elektronischer Ersatz nach Art. 63 Abs. 3 | Ja | Ja |
Den Kumulierungsvermerk empfiehlt der Zoll grundsätzlich auch dann, wenn keine Kumulierung angewendet wurde. Seit dem 1. Januar 2026 müssen Sie für Pan-Euro-Med-Partnerländer keinen Rechtsrahmen mehr angeben. Diese Angabe war nur für Lieferungen im Jahr 2025 nötig (zoll.de).
Lieferantenerklärung Vorlage und Muster: wo der amtliche Wortlaut steht
Eine Vorlage zum Herunterladen von irgendeiner Webseite ist riskant. Massgebend ist allein der amtliche Wortlaut. In der EU steht er in den Anhängen der Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447:
- Anhang 22-15: Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprung, für eine Sendung.
- Anhang 22-16: Langzeit-Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprung.
- Anhang 22-17: Lieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprung.
- Anhang 22-18: Langzeit-Lieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprung.
Der Zoll stellt alle vier Wortlaute als PDF auf Deutsch, Englisch und Französisch bereit, auf der Seite "Wortlaute von Lieferantenerklärungen" (Quellen unten). Die Fassung dort entspricht dem konsolidierten Stand vom 1. November 2025. Die Erklärung mit Präferenzursprung beginnt mit den Worten: "Der Unterzeichner erklärt, dass die in diesem Dokument aufgeführten" (Anhang 22-15).
Ein Vordruck ist nicht vorgeschrieben. Sie dürfen den Wortlaut auf Ihre Rechnung, Ihren Lieferschein oder Ihr Firmenpapier setzen. Die IHK bieten ausfüllbare Formulare an. Diese wurden im Juli 2026 überarbeitet, ältere Versionen bleiben gültig. Die Fussnoten und die Verordnungsnummer gehören nicht zum Wortlaut und müssen nicht abgedruckt werden.
Für die Schweiz gilt ein eigener Wortlaut. Das BAZG veröffentlicht ihn im Anhang zum Merkblatt "Lieferantenerklärungen im Inland", Fassung 2/26. Dort reicht ein Vermerk auf der Rechnung. Die Unterschrift ist freiwillig. Einzelheiten stehen im Ratgeber Lieferantenerklärung in der Schweiz.
Lieferantenerklärung ausfüllen: Schritt für Schritt
- Anfrage klären: Welche Artikel will der Kunde bestätigt haben? Für eine Sendung oder als Langzeit-Erklärung für einen Zeitraum?
- Ursprung prüfen: Für jeden Artikel und jedes Abkommen. Als Händler: Liegt die Erklärung Ihres Vorlieferanten vor und deckt sie den Zeitraum ab?
- Wortlaut wählen: Anhang 22-15 für eine Sendung, Anhang 22-16 für einen Zeitraum. Den Text wörtlich übernehmen.
- Waren bezeichnen: Artikelnummer und Bezeichnung wie auf der Rechnung. Gilt die Erklärung nur für einen Teil der Positionen, kennzeichnen Sie diese eindeutig.
- Ursprung eintragen: "Europäische Union" oder "EU". Ein Mitgliedstaat darf ergänzend in Klammern stehen, etwa "EU (Deutschland)".
- Länder eintragen: Nur Länder, deren Regeln Sie geprüft und erfüllt haben. Ländercodes nach ISO oder die amtlichen Gruppenbezeichnungen verwenden. Auf vorgedruckten Formularen nicht zutreffende Länder streichen.
- Kumulierung ankreuzen: Mit Länderangabe oder "Keine Kumulierung angewendet".
- Zeitraum setzen (nur Langzeit): höchstens 24 Monate, Beginn höchstens 12 Monate zurück und höchstens 6 Monate voraus. Details im Ratgeber Langzeit-Lieferantenerklärung.
- Abschliessen: Ort, Datum, Name und Stellung des Unterzeichners. Dann unterschreiben oder den elektronischen Weg wählen.
- Belege ablegen: Kalkulation, Stückliste und Vorlieferanten-Erklärungen so aufbewahren, dass Sie sie dem Zoll jederzeit zeigen können.
Werden Rechnung und Erklärung elektronisch erstellt, dürfen Sie die Erklärung elektronisch authentisieren. Alternativ geben Sie Ihrem Kunden einmal eine schriftliche Verpflichtung, die volle Verantwortung für jede Lieferantenerklärung zu übernehmen, die Sie ausweist. Dann gilt jede Erklärung, als wäre sie von Hand unterschrieben (Art. 63 Abs. 3). Einen festen Wortlaut für diese Verpflichtung gibt es nicht.
Häufige Fehler beim Erstellen einer Lieferantenerklärung
- "EG" statt "EU": "EG" ist der Ländercode von Ägypten und deshalb unzulässig. Auch "Europäische Gemeinschaft" wird nicht mehr akzeptiert.
- Nur ein Mitgliedstaat als Ursprung: "Deutschland" allein genügt nicht. Richtig ist "Europäische Union", auf Wunsch mit dem Mitgliedstaat in Klammern.
- Fehlende Länder: Ein Land, das Sie nicht nennen, ist für Ihren Kunden nicht präferenzberechtigt. Er kann dorthin keinen Zollvorteil nutzen.
- Unzulässige Sammelbegriffe: Angaben wie "EFTA" oder "EUR-MED" sind in EU-Erklärungen nicht erlaubt. Nennen Sie die Länder einzeln.
- Länder ohne Prüfung: Wer alle Abkommensländer pauschal ankreuzt, bestätigt Ursprungsregeln, die er nie geprüft hat.
- Freier Text statt Wortlaut: Eine sinngemässe Formulierung reicht nicht.
- Ungenaue Warenbezeichnung: "Alle von uns gelieferten Waren" genügt nicht.
- Ausschlussklauseln: Hinweise, dass spätere Rechnungen anders lauten können, machen die Erklärung unbrauchbar.
- Falscher Zeitraum: Mehr als 24 Monate, Beginn mehr als 12 Monate zurück oder mehr als 6 Monate voraus.
- Ursprung ohne Grundlage: Händler, die ohne Erklärung des Vorlieferanten ausstellen, brechen die Kette.
Die Fehler stammen aus den Merkblättern von Zoll und IHK. Eine Checkliste für die Gegenseite, also für Ihre Kunden, finden Sie unter Lieferantenerklärung prüfen.
Was passiert, wenn die Lieferantenerklärung falsch ist?
Der Zoll warnt vor zivilrechtlichen, steuerrechtlichen sowie straf- und bussgeldrechtlichen Folgen. In der Praxis läuft es meist so ab:
- Prüfung: Hat der Zoll Zweifel, fordert er den Exporteur auf, ein Auskunftsblatt INF 4 einzuholen. Sie als Lieferant beantragen es bei Ihrer Zollbehörde. Diese stellt es innerhalb von 90 Tagen aus und bestätigt, ob Ihre Erklärung richtig ist (Art. 64 DVO 2015/2447). Dafür kann sie Nachweise verlangen und Ihre Buchhaltung prüfen.
- Nachverzollung: War die Erklärung falsch, ist der Präferenznachweis Ihres Kunden ungültig. Der Empfänger im Einfuhrland muss dann den vollen Zoll nachzahlen (IHK Region Stuttgart).
- Regress: Die Ursprungsangabe kann als zugesicherte Eigenschaft gelten. Ihr Kunde kann Sie dann auf Schadenersatz in Anspruch nehmen.
- Bussgeld und Strafe: Je nach Fall droht ein Verfahren wegen Beteiligung an einer Steuerverkürzung. Bussgelder können laut IHK auch den Unterzeichner treffen.
Stellen Sie fest, dass eine Erklärung nicht mehr stimmt, informieren Sie Ihren Kunden sofort. Bei einer Langzeit-Erklärung ist das Pflicht (Art. 62 Abs. 3). Sie können die Erklärung für einzelne Waren oder insgesamt widerrufen, für die Zukunft oder rückwirkend.
Bewahren Sie Ihre Nachweise lange genug auf. Die Fristen hängen vom Land ab. Die IHK Region Stuttgart nennt für Deutschland zehn Jahre nach § 147 AO. In der Schweiz gelten mindestens 3 Jahre ab Ausstellung, für Korea und Indien 5 Jahre (BAZG).
Lieferantenerklärungen erstellen mit OriginTrack
OriginTrack ist in Entwicklung. Geplant ist, dass Lieferanten ihre Erklärungen dort aus vorbereiteten Daten erzeugen, im exakten Wortlaut und mit Prüfung von Zeitraum, Ursprungsangabe und Ländercodes. Für Handelsware soll das Portal anzeigen, ob die eigene Erklärung durch gültige Erklärungen der Vorlieferanten gedeckt ist. Mehr dazu auf der Seite Lieferantenerklärung ausstellen.
Quellen
- Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447, Art. 61 bis 64 und Anhänge 22-15 bis 22-18 (EUR-Lex) (Stand Oktober 2026)
- Durchführungsverordnung (EU) 2025/1728 zur Änderung von Art. 61 und 62 sowie der Anhänge 22-15 bis 22-18 (EUR-Lex) (Stand Oktober 2026)
- Zoll online: Wortlaute von Lieferantenerklärungen (Stand Oktober 2026)
- Zoll online: Basisinformation Lieferantenerklärungen (Stand Oktober 2026)
- Zoll online: Lieferantenerklärungen mit Präferenzursprung (Stand Oktober 2026)
- Zoll online: Langzeit-Lieferantenerklärung (Stand Oktober 2026)
- IHK Darmstadt: Lieferantenerklärungen (Stand Oktober 2026)
- IHK Region Stuttgart: Lieferantenerklärungen, häufig gestellte Fragen (Stand Oktober 2026)
- IHK Heilbronn-Franken: Lieferantenerklärungen, Informationen zum Saisonbeginn (Stand Oktober 2026)
- IHK Pfalz: Aktualisierte Version LE und LLE (DIHK, Juli 2026) (Stand Oktober 2026)
- Bergische IHK: Inhaltliche Änderungen zu Lieferantenerklärungen (Merkblatt) (Stand Oktober 2026)
- WKO: Die Lieferantenerklärung (Stand Oktober 2026)
- BAZG: Merkblatt Lieferantenerklärungen im Inland im Rahmen der Freihandelsabkommen, Fassung 2/26 (Stand Oktober 2026)
Dieser Ratgeber erklärt die Grundlagen verständlich und ersetzt keine Rechts- oder Zollberatung. Massgebend sind die amtlichen Texte in der jeweils gültigen Fassung. Hinweise auf Fehler nehme ich gerne entgegen.