Lieferanten­erklärung prüfen: Checkliste in 12 Punkten und häufige Fehler

Die Erklärung ist endlich da, nach zwei Erinnerungen und einem Anruf. Die Versuchung ist gross, sie einfach abzulegen. Doch gerade bei Lieferantenerklärungen steckt der Teufel im Detail: ein Zeitraum von drei Jahren, «EG» statt «Europäische Union», ein Land ohne Abkommen. Fällt das erst bei einer Zollprüfung auf, ist es zu spät. Dieser Ratgeber zeigt, worauf Sie beim Prüfen achten und was Sie bei einem Fehler tun.

Warum Sie eingehende Lieferantenerklärungen prüfen müssen

Auf Grundlage der Lieferantenerklärungen stellen Sie Ihre eigenen Ursprungsnachweise aus, etwa eine Ursprungserklärung auf der Rechnung oder eine EUR.1. Für deren Richtigkeit sind Sie als Ausführer verantwortlich, auch wenn die Angaben von Ihren Lieferanten stammen. Das betonen das BAZG in seinen FAQ zum präferenziellen Ursprung und die IHKs in ihren Merkblättern. Der Lieferant haftet seinerseits für seine Erklärung gegenüber Ihnen und den Zollbehörden (zoll.de).

Eine falsche Erklärung kann Folgen haben, die weit über Ihre Firma hinausreichen:

• Nachforderung beim Kunden im Ausland. Wird eine Präferenz zu Unrecht gewährt, schuldet der Importeur die Zölle, unabhängig davon, ob ihn ein Verschulden trifft. Den Rückgriff auf den Exporteur muss er selbst durchsetzen (BAZG-FAQ).
• Ausweitung der Prüfung. Eine Nachprüfung kann auf weitere Sendungen gleicher oder ähnlicher Waren und auf andere Lieferanten ausgedehnt werden. Beruhen weitere Ursprungsnachweise auf dem falschen Nachweis, müssen auch diese widerrufen werden (BAZG, Forum Z).
• Sanktionen. In der Schweiz können Widerhandlungen nach Art. 19 VAU mit Bussen bis 40'000 Franken geahndet werden (BAZG-Merkblatt 2/26). In Deutschland drohen bei leichtfertigem Handeln Bussgelder, in schweren Fällen ein Strafverfahren (IHK Bremen). Ermächtigten Ausführern kann zudem die Bewilligung entzogen werden (zoll.de).
• Kundenverlust. Ein Kunde, der Zölle nachzahlen musste, bestellt selten wieder.

Sie müssen die Ursprungskalkulation Ihres Lieferanten nicht nachrechnen. Aber Sie sollten jede Erklärung auf Form, Vollständigkeit und Plausibilität prüfen, bevor Sie sich darauf stützen. Was eine Lieferantenerklärung grundsätzlich ist, erklärt der Ratgeber Lieferantenerklärung: Grundlagen.

Checkliste: Lieferantenerklärung prüfen in 12 Punkten

Die folgenden Punkte gelten für Erklärungen nach EU-Recht (Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447) und, wo vermerkt, für Schweizer Inlandserklärungen nach VAU und BAZG-Merkblatt 2/26.

1. Richtiger Typ, vorgeschriebener Wortlaut. Der Wortlaut ist verbindlich. In der EU steht er in Anhang 22-15 (Einzelerklärung) und 22-16 (Langzeit) für Waren mit Präferenzursprung, in Anhang 22-17 und 22-18 für Waren ohne Präferenzursprung (Art. 63 DVO 2015/2447). Eigene Formulare sind zulässig, wenn der Wortlaut exakt übernommen ist. Ein älterer IHK-Vordruck ist kein Fehler: Die Fassung 6/2026 hat den Wortlaut der Vorderseite nicht geändert (IHK Ulm). In der Schweiz gilt der Wortlaut im Anhang des BAZG-Merkblatts.
2. Waren eindeutig bezeichnet und Ihren Artikeln zugeordnet. Die Bezeichnung muss so genau sein, dass jede Lieferung zugeordnet werden kann, mit der Artikel- oder Typennummer wie auf der Rechnung. Eine Anlage mit einer Artikelliste ist zulässig. Sie darf auch Waren enthalten, für die die Erklärung nicht gilt, wenn diese klar gekennzeichnet sind (zoll.de). Gleichen Sie jede Position mit Ihrem Artikelstamm ab. Was Sie angefragt haben und was fehlt, bleibt offen.
3. Aussteller und verantwortliche Person erkennbar. Firma und Anschrift des Lieferanten, Name und Stellung der verantwortlichen Person, Ort und Datum der Ausfertigung. Bei der Langzeiterklärung muss zudem Ihre Firma als Empfänger genannt sein.
4. Unterschrift oder zulässige elektronische Form. In der EU unterschreibt der Lieferant grundsätzlich von Hand. Werden Rechnung und Erklärung elektronisch erstellt, genügt eine zwischen Lieferant und Empfänger vereinbarte elektronische Authentisierung. Alternativ kann der Lieferant schriftlich erklären, dass er für jede so ausgestellte Erklärung die volle Verantwortung übernimmt (Art. 63 Abs. 3). Die verantwortliche Person muss dann aus den Angaben bestimmbar sein (zoll.de). In der Schweiz ist keine Unterschrift nötig. Das BAZG empfiehlt sie oder ein gleichwertiges elektronisches Verfahren aber wegen der Haftung (Merkblatt 2/26, Ziffer 6).
5. Lieferant und Empfänger im richtigen Gebiet. Eine Lieferantenerklärung nach EU-Recht stellt nur ein Lieferant mit Sitz in der EU für einen Empfänger in der EU aus (zoll.de). Eine Schweizer Lieferantenerklärung gilt im Inland. Zwischen der Schweiz und der EU sind Lieferantenerklärungen mangels Rechtsgrundlage nicht vorgesehen. Dort gilt ein Ursprungsnachweis pro Sendung (BAZG-Merkblatt 2/26, Ziffer 12). Ausnahmen gibt es nur in wenigen Sonderfällen, etwa bei bestimmten Kumulierungen nach dem Pan-Euro-Med-Übereinkommen.
6. Ursprung richtig bezeichnet. Für Waren mit EU-Ursprung lautet die Angabe «Europäische Union». Ein Mitgliedstaat allein genügt nicht, er darf nur zusätzlich stehen, etwa «Europäische Union (Deutschland)» (zoll.de). Die frühere Bezeichnung «Gemeinschaft» ist überholt. Die Abkürzung «EG» ist zudem der ISO-Code für Ägypten und damit missverständlich. Verlangen Sie eine Korrektur. In der Schweiz lautet die Angabe «der Schweiz» oder das jeweilige Ursprungsland.
7. Präferenzländer gültig angegeben. Die Länder stehen mit vollem Namen oder als ISO-Alpha-2-Code in der Erklärung. Zulässig sind bestimmte Gruppenkürzel wie «EWR», für den Mercosur nur «MERCOSUR». Nicht zulässig sind Angaben wie «EFTA» oder «EUR-MED» (IHK Ulm, zoll.de). Jedes Land muss ein geltendes Präferenzabkommen mit der EU oder der Schweiz haben. Die aktuelle Länderliste führt der deutsche Zoll in der Datenbank «Warenursprung und Präferenzen online».
8. Bei Handelsware: Vorpapiere vorhanden. Ist Ihr Lieferant Händler und nicht Hersteller, braucht er selbst einen gültigen Nachweis seines Vorlieferanten. Wer eine Lieferantenerklärung ausstellt, muss alle Unterlagen aufbewahren, die ihre Richtigkeit belegen (zoll.de). Fragen Sie bei Händlern nach, worauf die Erklärung beruht. Hat der Händler die Ware mit Präferenznachweis aus einem Partnerland eingeführt, ist dieses Land als Ursprung anzugeben, nicht die EU.
9. Zeitraum innerhalb der Fristen. Eine EU-Langzeit-Lieferantenerklärung nennt drei Daten: Ausfertigung, Beginn und Ende. Der Beginn liegt höchstens 12 Monate vor und höchstens 6 Monate nach der Ausfertigung. Das Ende liegt höchstens 24 Monate nach dem Beginn (Art. 62 Abs. 2). Eine Erklärung darf vergangene und künftige Lieferungen zugleich abdecken, solange diese Fristen eingehalten sind (zoll.de). In der Schweiz gilt die generelle Lieferantenerklärung höchstens 2 Jahre. Prüfen Sie zudem, ob der Zeitraum Ihre Wareneingänge tatsächlich abdeckt.
10. Kumulierungsangabe vorhanden, wo verlangt. Bei Kumulierung nach dem Pan-Euro-Med-Übereinkommen ist der Vermerk «Kumulierung angewendet mit …» oder «keine Kumulierung angewendet» zwingend (zoll.de). Im Schweizer Wortlaut ist der Vermerk ebenfalls vorgesehen, soweit er für die Euro-Med-Kumulation nötig ist (Merkblatt 2/26, Anhang).
11. Warencode plausibel. Der heutige Wortlaut verlangt keinen Warencode, die IHK empfiehlt ihn aber. Steht einer in der Erklärung, prüfen Sie, ob er gültig ist und zu Ihrer eigenen Einreihung passt. Ein falscher Code kann bedeuten, dass der Lieferant die falsche Ursprungsregel geprüft hat.
12. PEM-Vermerk nur für Zeiträume bis Ende 2025. Für Erklärungen, die bis Ende 2025 ausgefertigt wurden, mussten Lieferanten den Rechtsrahmen angeben, wenn der Ursprung nach mehreren Regelwerken bestimmt werden konnte. Fehlt die Angabe, gilt grundsätzlich die ursprüngliche Fassung des Pan-Euro-Med-Übereinkommens (Art. 61 und 62 Abs. 1a, geändert durch DVO (EU) 2025/1728). Seit dem 1. Januar 2026 ist diese Angabe für Pan-Euro-Med-Partnerländer nicht mehr nötig (zoll.de). Erklärungen mit dem früheren Vermerk «Transitional Rules» sollen weiter anerkannt werden (IHK Ulm). In der Schweiz gelten die Regeln der BAZG-Zirkulare zum revidierten Übereinkommen sinngemäss auch im Inland (Merkblatt 2/26, Ziffer 14).

Die häufigsten Fehler in Lieferantenerklärungen, mit Beispielen

Ein verbreiteter Irrtum betrifft vergangene und künftige Lieferungen. Früher brauchte es dafür zwei getrennte Erklärungen. Seit der Neuregelung im Juni 2017 darf eine einzige Langzeit-Lieferantenerklärung beides abdecken, solange die Fristen stimmen (zoll.de). Mehr zu den Fristen lesen Sie im Ratgeber Langzeit-Lieferantenerklärung.

Was tun, wenn Sie einen Fehler finden?

Ändern Sie die Erklärung nie selbst. Sie stammt vom Lieferanten, und nur er kann sie berichtigen. Gehen Sie so vor:

1. Konkret zurückmelden. Nennen Sie den Punkt, den Fehler und die gewünschte Korrektur. Eine allgemeine Bitte «um eine korrekte Erklärung» führt oft zur gleichen Erklärung mit neuem Datum.
2. Bis zur Korrektur vorsichtig kalkulieren. Behandeln Sie die betroffenen Artikel so lange als Waren ohne Präferenzursprung.
3. Bereits ausgestellte Nachweise prüfen. Haben Sie sich schon auf die fehlerhafte Erklärung gestützt, klären Sie, ob Ihre eigenen Ursprungsnachweise betroffen sind. Ziehen Sie im Zweifel Ihren Zollberater bei.
4. Dokumentieren. Halten Sie fest, wann Sie welchen Fehler gemeldet haben und wann die Korrektur einging.

Eine kurze Korrekturbitte kann so lauten:

Guten Tag [Frau/Herr Name]

Vielen Dank für Ihre Langzeit-Lieferantenerklärung vom [Datum]. Leider können wir sie in dieser Form nicht verwenden: [Der Zeitraum vom 1.1.2026 bis 31.12.2028 überschreitet die zulässigen 24 Monate.] Bitte senden Sie uns eine neue Erklärung mit [einem Zeitraum vom 1.1.2026 bis 31.12.2027]. Alle übrigen Angaben können unverändert bleiben.

Freundliche Grüsse
[Name]

Wie Sie Anfragen und Rückfragen von Anfang an so stellen, dass weniger Fehler entstehen, zeigt der Ratgeber Lieferantenerklärung anfordern.

So läuft eine Nachprüfung durch den Zoll ab

Lieferantenerklärungen werden ohne Mitwirkung einer Behörde ausgestellt. Geprüft werden sie erst, wenn Zweifel bestehen. Dann gibt es zwei typische Wege.

Prüfung der Lieferantenerklärung in der EU: Auskunftsblatt INF 4

Die Zollbehörden können den Ausführer auffordern, vom Lieferanten ein Auskunftsblatt INF 4 zu beschaffen (Art. 64 DVO 2015/2447). Der Lieferant beantragt es bei seiner Zollbehörde. Diese darf Nachweise verlangen und seine Buchführung prüfen. Sie stellt das Auskunftsblatt innerhalb von 90 Tagen aus und bestätigt darin, ob die Erklärung richtig und echt ist. Für die Beschaffung setzt die Zollstelle in Deutschland in der Regel 120 Tage. Bleibt die Anforderung beim Lieferanten erfolglos, kann die Zollstelle die Behörde am Sitz des Lieferanten direkt um Bestätigung bitten (zoll.de).

Nachprüfung eines Ursprungsnachweises aus dem Einfuhrland

Hat die Zollbehörde im Bestimmungsland Zweifel an Ihrem Ursprungsnachweis, bittet sie die Zollbehörde Ihres Landes im Rahmen der Amtshilfe um Nachprüfung (BAZG, Forum Z). Dann müssen Sie belegen, dass Ihre Ware Ursprung hatte. Dazu gehören Ihre Kalkulation und die Lieferantenerklärungen für die verwendeten Vormaterialien. In der Schweiz darf das BAZG die Echtheit und Richtigkeit von Lieferantenerklärungen jederzeit überprüfen und beim Ausführer alle Unterlagen verlangen (Merkblatt 2/26, Ziffer 8). Fällt das Ergebnis negativ aus, verliert Ihr Kunde die Präferenz und zahlt die Zölle nach.

Prüfen ohne Handarbeit: was OriginTrack plant

Zwölf Punkte für jede Erklärung, bei Dutzenden Lieferanten pro Jahr: Das ist von Hand viel Arbeit, und Fehler rutschen leicht durch. OriginTrack ist in Entwicklung. Geplant ist, dass jede eingehende Erklärung automatisch gegen diese Punkte geprüft wird und eine Ampel erhält, mit einem Vorschlag für die Korrekturbitte an den Lieferanten. Wie das funktionieren soll, beschreibt die Seite automatische Prüfung. Für Zollprüfungen ist ein Archiv mit Export auf Knopfdruck vorgesehen, siehe Archiv und Zollprüfung.

Quellen

1. Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447, Art. 61 bis 64 und Anhänge 22-15 bis 22-18 (EUR-Lex) (Stand Oktober 2026)
2. Durchführungsverordnung (EU) 2025/1728 zur Änderung der Art. 61 und 62 (EUR-Lex) (Stand Oktober 2026)
3. Generalzolldirektion: Basisinformation Lieferantenerklärungen (zoll.de) (Stand Oktober 2026)
4. Generalzolldirektion: Langzeit-Lieferantenerklärung (zoll.de) (Stand Oktober 2026)
5. Generalzolldirektion: Lieferantenerklärungen mit Präferenzursprung (zoll.de) (Stand Oktober 2026)
6. Generalzolldirektion: Auskunftsblatt INF 4 (zoll.de) (Stand Oktober 2026)
7. BAZG: Merkblatt Lieferantenerklärungen im Inland im Rahmen der Freihandelsabkommen, Fassung 2/26 (Stand Oktober 2026)
8. BAZG: FAQ Freihandel und präferenzieller Ursprung (Stand Oktober 2026)
9. BAZG, Forum Z: Risiken für Importeure bei Zollpräferenzen (Stand Oktober 2026)
10. IHK Ulm: Änderungen bei Lieferantenerklärungen (Stand Oktober 2026)
11. IHK Bremen und Bremerhaven: Merkblatt Lieferantenerklärung (Stand Oktober 2026)

Dieser Ratgeber erklärt die Grundlagen verständlich und ersetzt keine Rechts- oder Zollberatung. Massgebend sind die amtlichen Texte in der jeweils gültigen Fassung. Hinweise auf Fehler nehme ich gerne entgegen.